Huskeliste for møteledere

Møter kan oppleves som bortkastet tid. Slik trenger det ikke å være.

🤔 Jeg mener møteledelse er en viktig, sammensatt og ofte undervurdert oppgave. Som møteleder må du både tenke på fremdriften, innholdet og menneskene som deltar (for å nevne noe).

🧘‍♀️ God planlegging kan hjelpe. Men like viktig er oppmerksomheten din og valgene du tar underveis, når selve møtet pågår.

✍ Her kommer jeg til å dele min sjekkliste – med ting jeg gjerne skulle ha tatovert på armen som en påminnelse underveis når jeg leder møter. Den kommer til å bli oppdatert med flere punkter.

1: Mer dialog enn monolog 

Har du vært på møter den én person snakker mesteparten av tiden? Og det gjerne er møtelederen selv? Det har jeg. Mange ganger.

Som møteleder er dette en felle som er lett i gå i. Det du har på hjertet er (selvsagt) utrolig viktig, og noe alle MÅ få med seg. Snakker du for lenge, uten å involvere de andre, kan du lett slukke møtegnisten hos hver enkelt. Når vi kommer på et møte ønsker vi i utgangspunktet å bidra – ikke bare lytte til en enetale.

Er du møteleder, er det ditt ansvar å sørge for dette: Mer dialog enn monolog.

2. Husk: SHUVA 

Når vi snakker om psykologisk trygghet, nevnes det ofte i forbindelse med teamutvikling. Team eller ei, jeg mener at alle slags MØTER også trenger en dæsj av psykologisk trygghet. Det øker sjansen for at folk sier hva de tenker og mener – noe som gir oss bedre diskusjoner - og resultater.

Som møteleder er det mange små grep du kan gjøre for å øke tryggheten i rommet (det kommer jeg tilbake til) men start gjerne med å merke deg denne forkortelsen:

SHUVA

Seen
Heard
Understood
Valued
Appreciated

Dette er helt grunnleggende behov vi alle har – også i møter.

Det betyr ikke at vi må være enige med hverandre. Men vi kan likevel se hverandre, høre hverandre, forsøke å forstå hverandre og gi hverandre anerkjennelse.

Det er forfatter Patty Beach (The Art of Alignment: A Practical Guide for Inclusive Leadership) som står bak SHUVA.

3: Alle vet hvem de andre er

Vet alle hvem de andre som deltar på møtet er, og hvorfor de deltar? Dette kan virke selvsagt, men er likevel fort å glemme i iveren etter å få møtet kjapt i gang. Som møteleder kjenner du kanskje alle fra før, men sjekk alltid ut hvordan det er med de andre. Det bidrar til trygghet, og i tillegg slipper vi å bruke hjernekraft på å forsøke å gjette navnet på, eller plassere, de vi ikke kjenner fra før.

Som et minimum: Ta runden! 

4: Latter frigjør endorfiner

Alle møter bør inneholde (minst) en god, hjertelig latter. Latter frigjør endorfiner, som gir oss en følelse av velvære. Latter gjør at vi får opp pulsen, strammer musklene og får litt energi. 

Det er vel ikke å forakte på et møterom?

5:  Luft. Lys. Vann. Pauser.

Mye kaffe, dårlig luft, mangel på pauser og lite tilgang på dagslys – dette er ikke helt uvanlig i norske møterom. 

Som møteleder er det smart å gi deltakerne best mulig forutsetninger for å følge med og tenke klart. Du kan kanskje ikke rive ned vegger, men det er fullt mulig på lage agendaer med plass til pauser og lufting.

Blir du litt ivrig som møteleder og glemmer slike ting? Be noen i rommet om hjelp til å si fra og minne deg på det 😉.

6:  Hva. Hvorfor. Hvordan.

Hva skal dette møtet handle om? 
Hvordan skal vi jobbe sammen på dette møtet?
Hvorfor er det smart å jobbe på denne måten?

En agenda er viktig. Den forteller hva møtet skal handle om, setter retning, og gir deltakerne mulighet til å forberede seg. Pleier du ikke lage agenda, start med det nå.

Vil du få mer ut av møtet, tenk nøye gjennom hvordan det er best å jobbe for med sakene på agendaen. Er det fri diskusjon rundt bordet? Arbeid i smågrupper? Avstemming? Eller noe helt annet? Gjør et bevisst valg rundt dette, og fortell om det når du legger fram agendaen.

Forklar deretter hvorfor du tenker det er bra å jobbe på denne måten. Hvilken arbeidsform du velger, henger sammen med hva som er formålet med møtet. Er det å få opp ulike ideer? Lage en plan? Beslutte noe? Lære noe?  

Vær en bevisst møteleder, som er åpen om valgene du har tatt.

7:  Bruk stillhet. 

De fleste trenger å tenke når de er på møter. Det er ikke så lett å få til, siden det stort sett alltid er noen som snakker. Som møteleder er jeg opptatt av å gi deltakerne rom for å tenke.

Helt konkret, kan jeg si: – Før vi diskuterer dette spørsmålet, vil jeg at du tenker på det i stillhet, for deg selv. Bruk 1 minutt, og skriv gjerne ned noen stikkord underveis. 

Hvorfor gjør jeg dette? 

Danske Bastian Overgaard har forsket på stillhet i møter, og sett på hvilken verdi dette kan gi både virksomheten og den enkelte deltaker. Han har skrevet boken Støjfri ledelse, og lister opp flere fordeler med å bruke stillhet i møter (Kilde: Lederne 07.09.22):

• "Hjernen får tid til å håndtere informasjonen som gis på møtet samtidig som møtet fortsatt pågår.
• Den lille pausen gir oss tid til å formulere et mer gjennomtenkt og tydelig svar.
• Introverte kan oppleve møtene som enklere å ta del i, fordi de får tid til å tenke.
• Det tas mer kvalifiserte beslutninger fordi stillheten gir bedre oppmerksomhet og konsentrasjon."

Hva venter du på? Prøv litt stillhet på neste møte og se hva som skjer :)

---

Ps: Tipsene er generelle og det finnes selvsagt unntak. Ta utgangspunkt i noe av dette og tilpass det til ditt formål – og lag robuste, passe strukturerte, inkluderende og forhåpentligvis givende møter.