3 tips for å få større utbytte av workshopene du leder

Skal du bruke workshoper for å designe den nye arbeidshverdagen etter covid-19? Start med 3 grunnleggende ting: Workshopens funksjon, egen rolleforståelse og deltakernes trygghet. 

Først publisert i Ledernytt.

Mange virksomheter vil involvere medarbeiderne for å finne ut hvordan arbeidshverdagen etter covid-19 skal utformes. Det er flere måter å gjøre dette på, og workshoper er et av verktøyene som ofte blir brukt i slike prosesser.

Kaller du inn til workshop, har du en spennende mulighet og et stort ansvar. Gode workshoper kan være en kraftfull måte å samle innsikt, få opp ideer og lage forslag til løsninger på. Dårlige workshoper kan skape frustrasjon og være bortkastet tid.

Når man snakker om workshopledelse dukker fort temaer som metoder, øvelser og digitale verktøyer opp. Under pandemien har flere bedrifter erfart hvor lett man kan samle mange til digital workshop, og hvordan digitale verktøy kan øke effektiviteten og verdien underveis. Uansett om du inviterer til fysisk eller digital workshop, er den viktigste oppgaven din å gjøre den til en meningsfull og trygg arena for deltakerne. Det er først når de både vil og tør bidra, at virksomheten din kan få reelt utbytte av tiden som blir brukt.

For å få til dette, bør du starte forberedelsene ved å jobbe grundig med workshopens funksjon, egen rolleforståelse og hvordan du kan bidra til å gjøre deltakerne trygge. Er disse grunnleggende tingene på plass blir det lettere å planlegge resten.

Tenk helhetlig og vær tydelig

En workshop kan sees på som en levende prosess - der både dynamikken i selve gruppen og problemstillingen man jobber med utvikler seg gjennom flere faser. Det er derfor umulig å forhåndsdefinere hva som konkret skal komme ut av den. Det du derimot bør ha klare tanker om, er workshopens funksjon i prosessen virksomheten er inne i: Hvorfor skal vi ha denne workshopen, og hva skal den bidra til? Hvordan vil resultatet fra denne workshopen bli brukt videre, og hva skal til for at det faktisk skjer?

Gode og tydelige svar på disse spørsmålene bør være på plass før du går videre med utformingen av workshopen. De bør også kommuniseres til deltakerne både i forkant av og underveis. Dette kan styrke deltakernes motivasjon for å bidra, fordi de ser egen innsats i en større helhet. Er det uklarhet rundt disse spørsmålene, kan du risikere at tilliten til prosessen og engasjementet for å bidra synker.

Vær bevisst på egen rolle

Går du inn i rollen som workshopleder eller fasilitator, er det viktig å være bevisst på hva rollen går ut på. Ordet fasilitere betyr å gjøre lettere, og oppgaven din er å tilrettelegge for at at deltakerne sammen kommer fram til et best mulig resultat. Som fasilitator bør du ha fokus på samspillet og strukturen underveis. Lytt mer enn du snakker, og pass på at det er deltakerne som kommer opp med løsningsforslagene.

Dette kan være krevende hvis du selv jobber i virksomheten, er nært knyttet til temaet workshopen handler om eller har dyp kompetanse på fagområdet det gjelder. Ikke minst kan din posisjon i virksomheten samt relasjonene til deltakerne påvirke samspillet. Tenk grundig gjennom disse aspektene når du vurderer å ta på deg rollen som workshopleder.

Sett menneskene først

Morten Skivik skriver i boken Relasjonell ledelse (2017) at den "relasjonelle lederkompetansen utgjør kjernen i god ledelse". Dette kan overføres til workshopledelse. At deltakerne føler seg trygge og ivaretatt er selve fundamentet for et godt resultat. Derfor bør det mellommenneskelige perspektivet prioriteres høyt i både planleggingen og gjennomføringen. Det er mange måter å gjøre dette på, her er noen eksempler:

Start forberedelsene med å reflektere over deltakerne. Hvem er de? Kjenner de hverandre fra før? Hva vet du om dynamikken og maktforholdet blant dem? Forsøk å se workshopen fra de ulike deltakernes ståsted. Hvordan tror du det vil oppleves å være med på aktivitetene du planlegger?

Vær bevisst på egen kommunikasjon underveis, både verbal og ikke-verbal. Forsøk å se deg selv og gruppen i fugleperspektiv, så du evner å justere ledelsen din underveis. Noen ganger dukker det opp hinder som må tas tak i å kunne jobbe videre på en konstruktiv måte. Husk derfor å være fleksibel og klar til å improvisere, selv om du har en detaljert plan for workshopen.

Sørg for at deltakerne jobber på ulike måter, slik at alle er innom en arbeidsform de føler seg hjemme i. Pass på at alle blir hørt - jobb i par, små grupper, plenum og ha individuelle oppgaver.

Det er verdt innsatsen!

Planlegging av workshoper innen organisasjonsdesign tar tid, fordi det rommer både strategiske, relasjonelle, metodiske og praktiske aspekter. Samtidig er det verdt innsatsen. Resultatet kan bli at bedriften tar et stort steg videre i arbeidet med å designe arbeidshverdagen etter covid-19.

Få bedre prosesser i din bedrift! Lei en profesjonell fasilitator.